Réunions, 2 ou 3 choses que l’on ne vous a jamais dites
Au travail, les réunions font tellement partie du quotidien que plus personne ne se demande s’il faut changer quoi que ce soit. Pourtant, les mauvaises réunions ont des conséquences désastreuses pour l’entreprise. Un fait établi par nombreuses recherches depuis plus d’un demi-siècle. Que l’on puisse continuer à ignorer les résultats des travaux de pionniers d’une discipline fondamentale pour l’entreprise, est tout simplement incompréhensible.
Les réunions sont un gouffre financier
Les réunions coûtent aux entreprises des dizaines, voire des centaines de millions d’euros par an. A titre d’exemple, Xerox estime que les réunions entre les 24 000 membres de son équipe de développement lui coûtent plus de 100 millions de dollars par an. Et sur l’ensemble des lieux de travail aux États-Unis, le pays dépense 1,4 milliard de dollars en réunions par an, soit environ 8 % du PIB annuel du pays ! [1] De leur côté, les DRH savent que près de 15% du coût de leurs masses salariales est dû aux réunions. L’université de Harvard a même développé une application mobile qui permet de calculer le coût d’une réunion pour contribuer à sensibiliser à la gravité du sujet.
L’art de se réunir est devenue une science
Le besoin de se réunir a fait naître une discipline de recherche à part entière. Le premier ouvrage à s’intéresser sérieusement à la question a été rédigé par des anthropologues et date de plus de 50 ans : The Meeting de H.B. Schhwartzman (malheureusement épuisé). Dans sa foulée, le livre How To Make Meetings Work, de Michael Doyle et David Strauss a fait date. Sans compter la floraison de livres récents qui continuent à étudier et approfondir le sujet : The Surprising Science of Meetings de Steven G. Rogelberg, How to Fix Meetings de Graham Allcott, Meetings Suck de Cameron Herold, Meetings That Get Results de Terrence Metz. Des cabinets en stratégie comme Bain & Company se penchent régulièrement sur le sujet tandis que la Harvard Business Review l’aborde de plus en plus fréquemment.
L’art de la réunion est devenu un business
Des sociétés spécialisées, proposant aux entreprises de coacher leurs équipes pour leur apprendre à se réunir sont monnaie courante aux Etats-Unis. Le pionnier s’appelle Interactions Associates tandis que la société Lucid Meetings fait de plus en plus parler d’elle. Et en France le marché reste à défricher.
Les réunions sont addictives
En tant qu’être humain, nous avons besoin de relations sociales. Et les réunions nous permettent d’en avoir. La principale raison (officieuse) pour laquelle nous nous réunissons est que nous aimons cela. La seconde est que nous avons besoin de nous rassurer sur la place que nous occupons dans l’entreprise, la manière dont nous sommes perçus par le groupe, le rôle que l’on attend de nous, notre popularité, notre expertise (est-elle reconnue, sollicitée…). Les réunions constituent une jauge sociale permettant d’apporter tout un tas de réponses à des questions qui nous angoissent.
Plus on est de fous, plus on rit…
Faux. Steve Jobs, par exemple, était célèbre pour sa haine des réunions comptant trop de participants. Il refusait toutes les réunions de plus de huit personnes. Lorsque le président Obama l’a invité à un rassemblement très médiatisé de leaders technologiques, Steve Jobs a refusé. Pourquoi ? Il pensait que la réunion comportait trop de participants pour accomplir quoi que ce soit.
Une réunion doit compter un nombre optimal de participants
Les chercheurs ont examiné ce qu’il advenait de la capacité de décision des groupes lorsque le nombre de personnes impliquées augmentait. Ils ont constaté que si un groupe dépassait sept membres, chaque individu supplémentaire réduisait de 10 % la capacité du groupe à prendre une décision efficace. Alors, combien de personnes devez-vous inviter à votre prochaine réunion ? Heureusement, un homme a peut-être trouvé la réponse. John Kello est un consultant en gestion qui a passé une grande partie de sa carrière à étudier les réunions. Il en conclut que sept participants est le nombre idéal de personnes pour la prise de décision.
Ce n’est pas le QI qui fait l’efficacité d’une réunion
Dans l’entreprise comme dans le sport, la somme des talents individuels n’a pas la même force que celle produite par un jeu réellement collectif. Plusieurs études viennent corroborer cette intuition, comme celle d’une équipe de Carnegie-Mellon et du MIT[i], montrant que le QI d’un groupe dépend moins de la hauteur des QI individuels que de la qualité des relations et des connexions entre ses membres. Le Forum Économique Mondial a d’ailleurs confirmé l’importance prise par la dimension collective dans le monde de demain.[ii]
Une réunion trop longue est contre-productive
Plus la durée des réunions augmente, plus le risque de flânerie sociale augmente également. Ce phénomène décrit la tendance des individus à réduire leurs efforts et leur motivation lorsqu’ils travaillent en groupe. Une étude a mis en évidence la flânerie sociale en mesurant l’effort déployé par des personnes jouant au tir à la corde. En plaçant sur la corde un dispositif qui calcule la force, les chercheurs ont constaté que les personnes qui tiraient à la corde par groupes de trois dépensaient 85 % de leur capacité de traction potentielle, tandis que celles qui faisaient partie d’un groupe de huit tiraient avec seulement 49 % de leur force potentielle. Pour vous assurer que chacun tire son épingle du jeu lors de votre prochaine réunion, essayez de maintenir les chiffres aussi bas que possible.
Les réunions peuvent être très courtes et efficaces
Vrai. Vous pouvez même choisir de faire des réunions très courtes, d’une quinzaine de minutes seulement. Ces réunions sont connues sous le nom de « huddles », et les recherches sont extrêmement positives quant à leur capacité à améliorer les performances des équipes et des individus. L’administration Obama, par exemple, a utilisé des huddles quotidiens, tout comme des entreprises de la tech telles qu’Apple et Dell. Une autre adepte célèbre des réunions très brèves est Marissa Mayer, PDG de Yahoo, qui insiste pour que ses réunions ne durent pas plus de dix minutes.
Il y a un avant, un pendant et un après la réunion
Les organisateurs et les participants doivent consacrer 40 % de leur temps et de leur énergie à la préparation de la réunion et 20 % à la réunion elle-même. Les 40 % restants doivent être consacrés à un suivi productif. Et si la réunion n’est pas suivie d’actions, c’est une perte de temps.
Les géants du digital ont inventé quelques bonnes pratiques
Chez Apple, les réunions de durent jamais 60 minutes, mais 55 minutes, afin de laisser le temps aux participants d’aller aux toilettes entre deux réunions. Chez Amazon, les participants empilent leurs smartphones au centre de la table de la réunion, pour ne pas les utiliser et rester pleinement concentrés. Chez Google, les réunions démarrent en affichant une slide rappelant trois règles : Supposez que tout le monde dans cette salle est ici pour servir un intérêt supérieur au sien, jusqu’ à preuve du contraire. Compte tenu de ce qui précède, admettons que personne n’a d’agenda caché, jusqu’à preuve du contraire. Compte tenu de ce qui précède, admettons que nous sommes tous raisonnables et capables de trouver une solution ensemble, jusqu’à preuve du contraire.
Dropbox est de loin l’entreprise qui a adopté la politique la plus radicale au sujet des réunions
En 2013, la direction de Dropbox a réalisé que ses équipes perdaient en efficacité du fait d’une augmentation significative du nombre des réunions inefficaces. Le plan Armeetingeddon est alors lancé : une purge de réunions pour toute l’entreprise[iii]. La direction de l’entreprise demande au département IT de supprimer arbitrairement, de tous les calendriers de tous les collaborateurs, toutes les réunions planifiées dans les deux prochaines semaines (sauf les réunions avec les clients). La possibilité de créer de nouvelles réunions est également bloquée. Les collaborateurs sont alors invités, dans un e-mail envoyé à tous par la direction, à réfléchir au mal qu’ils se font et qu’ils font subir aux autres avec ce déluge de réunions. Deux semaines plus tard, dans un e-mail qui annonce la fin de cette purge de réunions, adressé à tous les collaborateurs, la direction de Dropbox invite chacun à recréer ses réunions supprimées, mais en se demandant systématiquement si elles sont vraiment nécessaires, peuvent avoir lieu moins souvent, compter moins de personnes, être plus courtes. Il est également fourni à chacun des guidelines relatifs à la bonne gestion des réunions, comme la recommandation de se lever et de quitter une réunion, au moment où l’on réalise que l’on y aura plus aucune valeur ajoutée….
Tellement de choses que les gens ne savent pas encore au sujet de ce mal qui rongent leur entreprise et que l’on appelle réunion. Espérons simplement que ce que contient cet article ne sera pas prétexte à l’organisation de nouvelles réunions.
[i] Étude citée par By Woolley A., Malone T., Chabris C., 16 juin 2015, « Why some
teams are smarter than others », Financial Times.
[ii] Word Economic Forum, octobre 2020, The Future of Jobs Report.
[iii] Robert Sutton, The Asshole Survival Guide, Portfolio Penguin, 2017.
