Lettre ouverte aux managers en quête de simplicité [Article invité]
Un nouvel axe de progrès a été découvert par nombre d’entreprises : il faut sim-pli-fier. Certes, l’intention est louable, mais comment dépasser l’incantation ? Quels sont les ingrédients de la simplicité ? Quels sont les fondements de la simplicitologie ? Peut-on répondre simplement à ces questions ? Les lignes qui suivent esquissent une réponse en proposant 14 leviers pour la simplicité du fonctionnement des entreprises.
Principes généraux favorisant la simplicité :
Réduire le nombre d’éléments. Avec moins de composants, moins de pièces, moins d’opérations, c’est plus simple.
Organiser mieux les éléments. En organisant, en regroupant les éléments, la situation est perçue comme plus simple.
Apprendre. C’est plus simple si on connait le mode d’emploi.
Donner moins de visibilité. Montrer seulement ce dont on a besoin. Inutile d’encombrer le paysage avec ce qui ne sera pas utilisé ; donner moins de transparence.
Principes managériaux favorisant la simplicité :
Réduire le nombre d’acteurs. Moins de participants à la réunion, moins de contributeurs au processus.
Stabiliser les interlocuteurs. Moins de changement d’interlocuteurs, moins de passage de relais, moins de mouvement brownien.
Supprimer les solutions. Supprimer les solutions dont le problème à disparu et qui nous encombrent. Supprimer les solutions dont le problème ne mérite pas de solution.
Faire du neuf. Inventer autre chose plutôt que de tenter de simplifier ce qui ne mérite pas d’exister.
Faire tout, tout de suite. La même personne fait tout en une fois, sans passer à une autre, sans stocks intermédiaires.
Décréter l’urgence. C’est plus simple de faire vite. Dans l’urgence on simplifie et on accepte. A condition de ne pas aller deux fois plus vite dans la mauvaise direction.
Donner le sens. Si chacun comprend où l’on va et pourquoi, il y a besoin de moins d’instructions, moins de règles, moins de justifications, moins de recadrage,
Encourager les routines. Innover sur les bons sujets, mais pour tout le reste, valoriser les bonnes routines collectives, les comportements réflexes, les automatismes qui simplifient le fonctionnement. Survivre, c’est aussi ne pas changer.
Diminuer le nombre de managers. L’organisation est plus simple s’il y a moins de chefs à 3 plumes qui managent chacun 3 personnes.
Décider seul. Eviter de diluer la décision dans le collectif. Un seul porteur de la décision … à condition de très bien écouter les parties prenantes et les experts.
Le lecteur vigilant aura remarqué que l’auteur applique lui-même fort pertinemment le principe N° 2 « Organiser les éléments » en classant les principes proposés en deux sous-ensembles : principes généraux et principes managériaux. Les premiers sont directement inspirés d’un petit ouvrage fort stimulant : De la simplicité, de John Maeda, publié chez Payot (2007). Celui-ci propose quelques lois de la simplicité qu’il illustre par de nombreux exemples empruntés à la technologie et à la vie quotidienne. Le deuxième groupe de principes ressemble quant à lui aux inventions diaboliques que les consultants proposent pour faire de l’entreprise un lieu ou ruissellent la performance et le progrès.
Nous invitons maintenant le lecteur à appliquer le principe N° 1 « Réduire le nombre d’éléments » en sélectionnant dans cette énumération 3 principes ; ceux qui lui semblent les plus bénéfiques pour son organisation. Il reste à persuader tous ses collègues de les appliquer. Ce ne sera pas le plus simple !
Nous terminerons cet éloge de la simplicité par une citation de Léonard de Vinci, précurseur de la simplicitologie et d’autres sciences :
« La perfection est atteinte non pas quand on ajoute, mais quand on retire ».
Didier Noyé
Dernier ouvrage publié : Les pouvoirs de l’intelligence émotionnelle, Eyrolles, 2020, coécrit avec Claire Lauzol et Régis Rossi. Ce livre a obtenu le Prix du livre Qualité & Performance 2021.